Auditoría Operacional – AES Consulting S.A.

Auditoria Operacional

La auditoría operacional es el proceso que ejecuta un auditor mediante una metodología conforme a normas. Durante el proceso se realizan una serie de análisis en donde son evaluadas las actividades operacionales de las funciones en una determinada empresa u organización. Los métodos utilizados en el proceso son similares a los utilizados en otros tipos de auditorías, tales como la auditoría financiera y específica; sin embargo, en el proceso de una auditoría operacional se aplican análisis más profundos a las funciones de la empresa u organización.

Generalmente, la auditoría operacional es aplicada en más de un departamento o proyecto, y es así porque cada uno de estos elementos están integrados entre sí para garantizar el funcionamiento global y eficiente de una empresa.

Objetivo:

El proceso de auditoría operacional tiene como objetivo principal determinar si los controles internos de la empresa u organización, así como los métodos y procedimientos, son adecuados y logran producir niveles óptimos de eficiencia. El conocimiento previo de que los controles, métodos y procedimientos aplicados en una determinada empresa son los óptimos, es fundamental e imperante, ya que el grado de eficiencia óptima se traduce en mayor volumen de ingresos cuyos costos operacionales no deben excederse más allá de los necesarios.

Proceso de auditoría operacional:

El auditor se reúne previamente con los directivos, explica el proceso de auditoría y se informa sobre las preocupaciones de las funciones y operaciones que están generando consecuencias y riesgos negativos. Posteriormente el auditor se reúne con los gerentes de las áreas a examinar y verifica los componentes de la auditoría y las preocupaciones asociadas.

Luego el auditor realiza una serie de entrevistas con quienes controlan las zonas de riesgo para determinar y documentar los objetivos y actividades de control. El auditor se reúne con los gerentes responsables de cada área analizada y discute los controles que tienen irregularidades.

En cuarto lugar, el auditor diseña y prepara los procedimientos de prueba para cada control clave. Revisa la resolución de la planificación con los directores, realiza las pruebas, las documenta y analiza todos los resultados y las propuestas de mejora.

En quinto lugar, elabora un informe de auditoría, reuniéndose con la dirección para discutirlo y hacer frente a los problemas encontrados hasta que se esté seguro de que los controles internos de la empresa u organización, así como los métodos y procedimientos, son adecuados y logran producir niveles óptimos de eficiencia. El paso final es la creación de un informe final, la confección de manuales de procedimientos si se requiere, y darle el seguimiento mediante la supervisión periódica.

Como parte del proceso, está la planificación de los pasos a seguir con relación al área cuyas funciones se van a auditar, por ejemplo, en una auditoría de procesos en el área administrativo contable, una planificación sería la siguiente:

La planificación es la siguiente:

El trabajo se efectuará conforme a los siguientes pasos:

1. Identificar los puestos de trabajo que se involucran en actividades administrativas y contables;

2. Recopilar información de los procedimientos que en la actualidad aplican para el desempeño de los puestos de trabajos identificados;

3. Preparar el perfil más adecuado del trabajador que desempeñe cada puesto verificando elementos necesarios como:

Estudios académicos
Conocimientos básicos de equipos de trabajo
Lenguajes que debe dominar
Rango de edades
Sexo sin caer en discriminaciones
Conocimiento y experiencia técnica
Actitudes positivas deseables
Núcleo familiar deseable
Ubicación física de la vivienda deseable
Otras

4. Comparar los perfiles necesarios con los reales de las personas que desempeñan el trabajo actualmente e identificar vacíos o sobre calificaciones;

5. Preparar las descripciones y los procedimientos de trabajo más adecuadas para cada puesto tomando en cuenta elementos como:

Formularios de trabajo con sus correspondientes descripciones sobre su uso
Niveles de control interno contable
Flujo grama de procesos
Informes y reportes de actividades y frecuencia de los mismos como:
- Facturación
- Cobros y vencimiento de saldos deudores
- Proveedores y vencimiento de saldos acreedores
- Cheques emitidos
- Saldos bancarios
- Flujo de efectivo
- Presupuestos

6. Analizar las herramientas de trabajo y el nivel de conocimiento en su uso y aplicación, herramientas como:

Software de registro de contabilidad
Software de preparación de planillas de salarios

La auditoría operativa tiene las siguientes ventajas:

1. El proceso de una auditoría operativa le proporciona a la compañía criterios objetivos;

2. Estos criterios generalmente permiten producir ventas con más rapidez, así mismo permiten una mejor asignación de los costos;

3. Mejoran los sistemas de control de actividades;

4. Permiten detectar y ubicar las áreas de retraso;

5. Permiten mejorar y optimizar el flujo de actividades; y

6. Le ahorran mucho dinero a la compañía a mediano y largo plazo.

Sin embargo, tiene las siguientes desventajas:

1. Las auditorías operacionales son costosas;

2. Por lo general las auditorías operacionales toman tiempo considerable para completarse;

3. Puede ser difícil determinar qué causa los problemas con exactitud a medida que las operaciones son más complejas;

4. A pesar de que las operaciones de revisión sobre la base de los resultados de estas auditorías podrán ahorrarle dinero al negocio en el mediano y largo plazo, su realización puede confundir a los involucrados en el proceso inicial;

5. Puede requerir una mayor capacitación o cambios significativos del personal que incluyen desde nuevas contrataciones hasta inesperadas destituciones.